Atingindo resultados com simplicidade: como tirar o máximo da Gestão Visual

 

Entre os muitos nomes e termos que a filosofia lean trouxe para as empresas, um deles chama a atenção por sua fácil visualização - a gestão visual (ou gestão à vista). Mas o que podemos entender por gestão visual? Ao contrário do que muitas vezes encontramos no mercado, gestão visual não se faz comprando vários quadros prontos e colocando-os nas paredes de fábricas e escritórios. Gestão Visual é uma forma de apoio à gestão empresarial, facilitando-a e tornando a comunicação entre equipes e indivíduos clara e menos suscetíveis a erros.

 

Para entender melhor podemos começar analisando as palavras “gestão” e “visual”. A “gestão” pode ser pensada como um acompanhamento e monitoramento de operações e resultados, para garantir que os objetivos sejam atingidos. A palavra “visual”, por sua vez, está associada à facilidade de percepção e à exposição para visualização de algo. Juntos, os dois conceitos combinam-se para possibilitar o gerenciamento através de aspectos visuais, garantindo o entendimento rápido da situação atual da operação.

 

A gestão à vista é algo tão comum no nosso cotidiano, que muitas vezes não percebemos como uma solução simples como esta pode ter grandes resultados. Presente desde operações de montagem em indústrias à quadros de gestão em escritórios, tal recurso não surge “por acaso” em empresas que trilham a jornada lean.

 

Ao separar as informações de maior importância e aumentar sua velocidade de interpretação, a gestão visual se encaixa perfeitamente em um ambiente em que tudo precisa se auto gerenciar e a troca de informações precisa ser facilitada.

 

Legal! Então, como podemos utilizar esses conceitos quando falamos de organização e segurança no ambiente de trabalho?

 

A técnica mais conhecida, muito presente em empresas de todo o mundo, é o Programa 5S. Criado na década de 50, no Japão, ele traz à tona a importância da limpeza e organização diária no ambiente de trabalho. Dentre as muitas dicas que existem para que um programa 5S seja bem sucedido, destaca-se a condução de uma boa gestão visual. Essa deve possibilitar a fácil adaptação dos colaboradores aos novos padrões, por eles mesmos estipulados, no decorrer das fases do programa. Assim, a estabilização das iniciativas de 5S é um dos maiores desafios das empresas, o que torna o bom uso da gestão visual um fator de sucesso para atingir os objetivos da empresa.

 

O segredo nesse momento muitas vezes é a simplicidade. Por meio de um quadro de sombras para ferramentas, por exemplo, checklists de ferramentas, ou demoradas conferências físicas não são mais necessárias. A inspeção é direta e sem questionamentos, onde os espaços vazios indicam a ausência de uma ferramenta. Da mesma forma, a devolução dessa ferramenta ao quadro é intuitiva, tornando-se mais ágil e ordenada.

 

Figura 1 - Exemplo de quadro de sombras para ferramentas.

 

Quando fala-se em segurança, sabe-se que quão menor for o esforço necessário para se reconhecer uma situação de risco, melhor é o sistema de segurança. Para tais casos, podem-se utilizar cores específicas em áreas perigosas ou de movimentação de máquinas. Também é possível se identificar cabos de tensão ou dutos específicos com cores distintas, a fim de garantir conexões seguras e certeiras, sem margem para erros. O segredo aqui é aproveitar nossos aspectos intuitivos para transmitir uma informação.


 

 

Figura 2 - Gestão visual em dutos.

 

Parece fácil! Mas como trazer essas ideias para reuniões e documentos de escritório, por exemplo?

 

Muitas empresas que trabalham com lean costumam utilizar em suas reuniões estratégicas as salas de guerra (obeya rooms), onde se expõe nas paredes os dados e informações de modo acessível e ágil para os participantes da reunião. O objetivo aqui é claro: durante a discussão de algum tópico da reunião, qualquer participante deve ser capaz de consultar ou referenciar uma informação de forma ágil, sem desperdiçar o tempo dos demais folheando relatórios, e facilitando a criação de uma “realidade compartilhada” entre todos.

Figura 3 - Exemplo de distribuição de informações da sala de guerra

 

Outro uso da gestão visual se dá na forma como as informações são expostas. Por maiores que sejam as paredes de uma sala de reuniões, certamente colar sobre elas as páginas de um longo relatório não resultaria no efeito desejado. Assim, é necessário sempre avaliar o objetivo da reunião e as informações disponíveis, para depois decidir quais as formas de se apresentar o conteúdo em questão. É preciso ainda mostrá-lo de modo que a interpretação seja facilitada, substituindo longos parágrafos por esquemas e comparativos numéricos por gráficos ou tabelas. Como exemplo, pode-se tomar a situação abaixo, onde é preferível comparar uma série de dados por um gráfico de barras opostas entre si do que dois gráficos de colunas separados.

 

Figura 4 - Exemplo de gráficos de colunas, separados.

 

 

Figura 5 -  Exemplo de gráfico de barras opostas.

 

Realmente, parece fazer toda a diferença… E como a gestão visual se apresenta em relação à exposição de problemas?

 

Tornar as informações visíveis traz à tona os problemas. Eles ficam evidentes e passamos a perceber de maneira clara toda situação que não ocorre conforme o planejado.

 

Um exemplo é o uso de quadros de acompanhamento de setup (troca de ferramentas), em que o tempo de cada setup é anotado em um gráfico. Variações no tempo esperado de setup serão colocadas à mostra, possibilitando não somente a resolução das anomalias em casos onde o tempo excede o esperado, mas também a compreensão do que foi feito de melhor caso o setup tenha sido mais rápido.

 

Esse é sem dúvida um dos pontos característicos de sistemas lean: mostrar onde estão os problemas criando o senso de urgência para resolvê-los. Saber aproveitar essa característica pode fazer com que a sua empresa garanta uma vantagem competitiva frente a seus concorrentes.

 

Entretanto cabe aqui um alerta: todos os colaboradores devem compreender que a gestão visual expõe problemas e não pessoas. Ao encontrar um erro, a equipe (e principalmente seus líderes) deve buscar sua causa e resolução, e não um culpado. A gestão visual acaba, portanto, sendo um guia para as empresas, mostrando em tempo real, para onde seus esforços de melhoria devem ser direcionados.

 

Anotado! Mas esse guia pode ser replicado de uma empresa para a outra?

 

Quando visitamos empresas que trabalham com a metodologia lean é muito comum encontrarmos quadros de gestão visual, com estrutura e pontos a serem expostos muito bem definidos. Durante as explicações do guia fica evidente ainda como o quadro auxilia as operações da empresa e como traz resultados para a equipe. Naturalmente tendemos a implementar estes mesmos quadros vistos nas visitas também em nossa empresa, e em pouco tempo percebemos que embora tenham ótima forma e conteúdo não fornecem os mesmos resultados que em outros locais, levando gradativamente ao seu esquecimento

 

Isso acontece porque ao se utilizar um quadro pronto temos uma ferramenta que precisa se adaptar a um problema. É como preparar-se para resolver uma situação com um martelo e encontrar um parafuso. Se ao invés disso, analisarmos o problema e suas características adequadamente, e apenas depois desta análise definirmos a maneira correta de se resolve-lo, certamente teremos resultados mais duradouros empregando menos esforço.

 

Da mesma forma, para um quadro de gestão visual precisamos compreender corretamente quais necessidades ele pretende solucionar, e só então qual a melhor maneira de fazer isso. Assim, não é a empresa que se adapta ao quadro, mas o quadro que se molda conforme às necessidades da empresa.

 

Outro aspecto relevante da gestão visual é a sua capacidade de envolver e motivar as equipes de trabalho. A exposição de resultados traz o senso de propriedade para a informação ali colocada, e os responsáveis se preocupam em manter um bom nível perante os demais membros da equipe e da empresa. Organizar ambientes e gerir informações de maneira visual tornam-se rapidamente uma rotina auto-sustentável, uma vez que são de fácil utilização e motivam os membros da equipe a atingir suas metas individuais e coletivas. Portanto, o acompanhamento e uso da gestão visual deve ser feita por todos na organização.

 

Um último aspecto a ser comentado é o cuidado com a quantidade e a forma da gestão visual, a fim de que a mesma não se torne desagradável ou excessiva ao olhar da equipe e acabe por perder sua função de facilitar o acesso à informação. Deve-se sempre considerar o objetivo por trás de uma iniciativa de gestão visual, principalmente no caso dos quadros, e, quando utilizá-la, estruturá-la da melhor maneira para não prejudicar as demais iniciativas de gerenciamento através de aspectos visuais da empresa.

 

O uso adequado das iniciativas de gestão visual é um dos grandes segredos do sucesso de empresas que trabalham com a filosofia lean. Ao se adaptar com facilidade em diferentes campos e trazer resultados expressivos, a gestão visual ganhou espaço em projetos kaizen de diferentes áreas, e é somente ao entender o objetivo por trás de cada um de seus usos que as empresas podem explorar este recurso simples, mas eficaz, em sua totalidade.

 

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